Poczta elektroniczna jest często wykorzystywanym narzędziem do przekazywania ważnych wiadomości, np. klientom, kontrahentom czy urzędom. Bywa jednak tak, że odpowiedź na wysłany komunikat nie przychodzi i pojawia się pytanie, czy mail doszedł. Zobacz, czy i jak można to sprawdzić.
Jak uzyskać potwierdzenie odbioru maila?
W teorii można by było po prostu zapytać adresata wiadomości, czy mail doszedł. W praktyce jednak takie rozwiązanie jest trudne do wdrożenia, zwłaszcza gdy firma wysyła dużą ilość korespondencji elektronicznej każdego dnia. Dlatego warto poszukać automatycznych narzędzi, które zwiększą szansę na potwierdzenie odczytania maila.
Zainteresuje Cię również: Dostarczalność maili – co na nią wpływa i jak ją zwiększyć?
Jak sprawdzić, czy ktoś odczytał maila? Przegląd rozwiązań
Obecnie stosowane narzędzia do komunikacji elektronicznej dają wiele różnych sposobów na monitorowanie losów wysłanej wiadomości. Niektóre sprawdzają się lepiej w przypadku masowej wysyłki newsletterów czy ofert handlowych, inne – w codziennej korespondencji biznesowej. Przyjrzyjmy się dostępnym opcjom.
NARZĘDZIA DO ŚLEDZENIA MAILI
To specjalne aplikacje, które umożliwiają monitorowanie, kiedy i na jakim urządzeniu wiadomość została otwarta. Takie rozwiązanie sprawdza się szczególnie w przypadku kampanii mailingowych i działań marketingowych, a korzystanie z niego wiąże się z dodatkową inwestycją.
TRACKERY W FORMIE ROZSZERZEŃ
Chodzi dodatki do przeglądarek, które można zintegrować z różnymi klientami pocztowymi. Zapewniają podstawowe funkcje śledzenia, które również dobrze działają przy masowej wysyłce newsletterów czy innych wiadomości marketingowych.
UNIKALNE LINKI
Specjalnie przygotowane odnośniki umieszczane w treści maila, pozwalają sprawdzić, czy odbiorca kliknął w załączoną informację. To także dobre rozwiązanie przy wysyłce ofert czy materiałów promocyjnych.
Potwierdzenie odbioru maila w programie pocztowym
Co jednak sprawdzi się przypadku standardowej korespondencji firmowej? Najprostszym i najbardziej profesjonalnym rozwiązaniem pozostaje skorzystanie z funkcji potwierdzenia odbioru maila, wbudowanej w programy pocztowe.
Jak sprawdzić, czy mail został odczytany? Potwierdzenie odbioru w praktyce
Potwierdzenie odbioru maila to funkcja dostępna w większości programów pocztowych. Można powiedzieć, że działa trochę jak elektroniczny odpowiednik potwierdzenia odbioru listu poleconego. Pozwala poinformować nadawcę, że wiadomość dotarła do skrzynki odbiorczej adresata i została otwarta.
Ale uwaga! Skuteczność tej metody nie jest stuprocentowa. Odbiorca może odmówić wysłania potwierdzenia lub korzystać z programu pocztowego, który nie obsługuje tej funkcji. Mimo to, włączenie opcji potwierdzenia odbioru wyraźnie zwiększa szansę na uzyskanie informacji zwrotnej o statusie wysłanej wiadomości.
Jak sprawdzić, czy ktoś odczytał maila, korzystając z tej opcji? Zobacz, jak ją skonfigurować w najpopularniejszych klientach pocztowych.
Jak ustawić potwierdzenie odczytania maila w Outlooku?
Microsoft Outlook zapewnia dwie opcje potwierdzenia – dostarczenia i przeczytania wiadomości. Aby je aktywować, wykonaj następujące kroki:
- podczas tworzenia nowej wiadomości przejdź do zakładki „Opcje” w górnym menu programu;
- znajdź sekcję „opcje śledzenia” – namierzysz ją mniej więcej w środkowej części wstążki;
- zaznacz jedną lub obie opcje: „żądaj potwierdzenia dostarczenia” (to informacja o dotarciu maila do serwera pocztowego adresata) oraz „żądaj potwierdzenia przeczytania” (to wiadomość o otwarciu maila).
W przypadku tej drugiej opcji, gdy odbiorca kliknie w przesłaną korespondencję, zostanie zapytany o zgodę na wysłanie potwierdzenia. Jeśli ją wyrazi, na Twoją skrzynkę przyjdzie powiadomienie w formie maila.
Jak włączyć potwierdzenie odbioru w Thunderbirdzie?
Mozilla Thunderbird również daje możliwość śledzenia statusu wysłanych wiadomości. Oto jak skonfigurować tę funkcję.
- otwórz menu programu i przejdź do sekcji „Narzędzia”, a następnie wybierz „Ustawienia”;
- w panelu ustawień znajdź zakładkę „Tworzenie” i kliknij przycisk „Opcje potwierdzeń”;
- zaznacz pole „Zawsze żądaj potwierdzenia dostarczenia wysyłanej wiadomości”.
Możesz też ustawić tę opcję dla pojedynczej wiadomości, korzystając z menu dostępnego podczas jej tworzenia.
Pamiętaj, że skuteczność potwierdzeń zależy w dużej mierze od ustawień i preferencji odbiorcy. Dlatego w szczególnie ważnych przypadkach warto rozważyć połączenie kilku metod weryfikacji lub, w naprawdę istotnych sprawach, po prostu wykonać telefon do adresata.
Zależy Ci na niezawodnym dostarczaniu wiadomości do adresatów? Zwróć też uwagę na to, aby serwer pocztowy, z którego korzystasz, zapewniał technologie zwiększające skuteczność wysyłki maili i zmniejszające ryzyko, że zostaną one potraktowane jako spam – chodzi przede wszystkim o SPF, DKIM oraz DMARC.
Rozwiązania, które zwiększają dostarczalność, zapewnia Bezpieczna Poczta Biznesowa od NQ.pl. Chcesz dowiedzieć się więcej o jej możliwościach? Zapraszamy do kontaktu! Migracja do naszej skrzynki jest 100% darmowa i przeprowadzamy ją prosto oraz szybko. Sprawdź nas!
