Outlook vs Gmail – który program pocztowy wybrać?

Twoja firma codziennie wysyła i otrzymuje dziesiątki, a może setki maili. To Twój kluczowy kanał komunikacji z klientami, dostawcami i pracownikami, a nawet z różnymi instytucjami. Dlatego wybór odpowiedniego programu pocztowego ma znaczenie i warto mu poświęcić trochę uwagi. Wielu przedsiębiorców wybiera spośród dwóch rozwiązań. Są nimi Outlook i Gmail. Które z nich lepiej sprawdzi się w Twojej firmie? Porównajmy.

Co to jest Gmail, a co to Outlook?

Gmail to usługa pocztowa stworzona przez Google, będąca częścią pakietu Google Workspace. Wyróżnia się prostym interfejsem i zaawansowanymi funkcjami, takimi jak inteligentne filtrowanie spamu czy automatyczne kategoryzowanie wiadomości.

Warto podkreślić, że Gmail oferuje dwie opcje korzystania z niego. Może działać jako:

• serwer obsługujący Twoją pocztę na @gmail.com – jako zwykła „skrzynka”;
• wygodny interfejs webowy do obsługi poczty z innych serwerów – na przykład Twojej firmowej skrzynki prowadzonej na bezpiecznym serwerze NQ.pl.

Outlook to element pakietu Microsoft 365. Jest on programem pocztowym, który daje rozbudowane możliwości zarządzania pocztą, kalendarzem i kontaktami. Szczególnie dobrze integruje się z innymi narzędziami od Microsoftu. Jest przeznaczony do obsługi skrzynek zarejestrowanych w dowolnej domenie. Odbiór i wysyłkę skonfigurujesz bez najmniejszego problemu.

Czym dokładniej różnią się od siebie te dwa rozwiązania? Które wybrać w jakiej sytuacji? Porównajmy je.

Czy wiesz, że… zarówno przez Gmail, jak i przez Outlooka możesz obsługiwać pocztę biznesową NQ.pl. Nie musisz więc rezygnować ani z dobrze znanego środowiska pracy, ani z komfortu, przestrzeni i bezpieczeństwa profesjonalnej skrzynki mailowej.

Gmail vs Outlook – porównanie

Na oba omawiane rozwiązania spojrzymy przez pryzmat cech oraz właściwości, które będą dla Ciebie istotne w codziennym użytku biznesowym. Zobacz więc, czym wyróżniają się Gmail i Outlook. Zdobyta wiedza pomoże Ci łatwiej wybrać dobre rozwiązanie.

W kwestii interfejsu Gmail stawia na prostotę i przejrzystość. Wszystkie funkcje są łatwo dostępne, a wiadomości automatycznie sortowane na kategorie: główne, społecznościowe i promocyjne. To znacznie ułatwia zachowanie porządku w skrzynce odbiorczej.

Dużym plusem jest to, że Gmail to aplikacja webowa. A zatem można się do niej zalogować z dowolnej przeglądarki, bez instalowania dodatkowego oprogramowania na komputerze. Dzięki temu wydaje się ona łatwiej dostępna niż Outlook.

Outlook oferuje bardziej rozbudowany interfejs z większą liczbą opcji dostępnych od razu. Dla osób przyzwyczajonych do produktów Microsoftu będzie to naturalne środowisko pracy. Jednak ci, którzy na co dzień nie korzystają z innych programów z pakietu Microsoft365 będą musieli się przyzwyczaić do nowego interfejsu.

Gmail wyróżnia się dzięki:

• świetnej integracji z innymi narzędziami Google, takimi jak Dokumenty czy Kalendarz – co jest ważne, jeżeli korzystasz z nich w środowisku pracy;
• funkcji inteligentnego uzupełniania wiadomości;
• możliwości łatwego wyszukiwania w archiwum (działa ono w oparciu o podobną „maszynę” co wyszukiwarka Google).

Z kolei Outlook zapewnia:

• rozbudowane narzędzia do zarządzania kalendarzem i zadaniami;
• lepszą integrację z pakietem Office;
• zaawansowane opcje kategoryzowania i filtrowania wiadomości;
• wbudowany komunikator Teams, który dla wielu firm stał się naturalnym środowiskiem pracy (acz Google również oferuje swój produkt w tym zakresie).

Zarówno Outlook, jak i Gmail oferują wysoki poziom zabezpieczeń, ale każde ma swoje mocne strony. Gmail słynie z bardzo skutecznego filtrowania spamu i ochrony przed phishingiem. Oferuje też tryb poufny, który pozwala wysyłać wiadomości z datą ważności.

Outlook wyróżnia się zaawansowaną ochroną przed złośliwym oprogramowaniem i zgodnością z różnymi standardami bezpieczeństwa. To jest szczególnie ważne w przypadku firm działających w regulowanych branżach.

W dobie pracy zdalnej i hybrydowej możliwość sprawnego korzystania z poczty na różnych urządzeniach jest kluczowa. Zarówno Gmail, jak i Outlook mają świetne aplikacje mobilne. Mimo to w opinii wielu osób Gmail może pochwalić się nieco bardziej intuicyjnym interfejsem i lepszą synchronizacją między urządzeniami.

Oba narzędzia są dostępne w darmowej wersji dla użytkowników indywidualnych. Jeżeli jednak chcesz zyskać dostęp do bardziej zaawansowanych funkcjonalności, potrzebnych w biznesie (np. przestrzeni dyskowej w chmurze, dostępu biznesowego do platform współpracy, opcji nagrywania wideospotkań itp.), trzeba już poczynić inwestycję. Jaką?

Jeżeli jednak interesuje Cię tylko obsługa wiadomości e-mail, nie musisz ponosić dodatkowych kosztów.

Którą opcję wybrać: Gmail czy Outlook?

Wybór między Gmailem a Outlookiem zależy przede wszystkim od specyfiki potrzeb Twojej firmy. Nie ma jednego dobrego rozwiązania.

Gmail będzie lepszym wyborem, jeśli:

• zależy Ci na prostocie i intuicyjności obsługi poczty;
• korzystasz już z innych narzędzi Google;
• potrzebujesz skutecznej ochrony przed spamem;
• Twój zespół często pracuje mobilnie i korzysta ze środowiska Google w życiu prywatnym.

Outlook sprawdzi się lepiej, gdy:

• Twoja firma korzysta z pakietu Microsoft Office;
• potrzebujesz zaawansowanych funkcji zarządzania kalendarzem;
• ważna jest dla Ciebie zgodność z regulacjami branżowymi;
• przydadzą Ci się rozbudowane narzędzia do kategoryzacji maili.

Niezależnie od tego, które rozwiązanie wybierzesz, pamiętaj o odpowiedniej konfiguracji i zabezpieczeniu poczty firmowej. NQ.pl zapewnia profesjonalne wsparcie zarówno dla użytkowników Gmaila, jak i Outlooka – pomożemy Ci skonfigurować skrzynkę, a jednocześnie zadbamy o bezpieczeństwo Twojej korespondencji. Zapraszamy do kontaktu!