Poczta elektroniczna to podstawa komunikacji firmowej. To na nią trafiają zapytania ofertowe, dokumenty rozliczeniowe oraz wiele innych cennych, a nawet poufnych wiadomości. Dlatego tak ważne jest zadbanie o jej bezpieczeństwo. Maile powinny być chronione tak przed utratą, jak i wyciekiem danych. Zobacz, co możesz zrobić, aby zminimalizować ryzyko problemów.
Bezpieczeństwo poczty elektronicznej zaczyna się od jej świadomych użytkowników
Zanim omówimy różnego rodzaju techniczne zabezpieczenia poczty elektronicznej, należy podkreślić najważniejszą zasadę. Bezpieczne maile staną się faktem, tylko gdy obsługujący je pracownicy będą świadomie używać skrzynki pocztowej. Ogromna część włamań na pocztę firmową czy wyciek danych to efekt tego, że użytkownicy padają ofiarą phishingu lub innych cyberataków wykorzystujących socjotechniki. Dlatego koniecznie przeszkól pracowników w kwestiach takich jak:
ostrożne otwieranie linków i załączników ze skrzynki pocztowej – może się w nich kryć szkodliwy kod;
nieotwieranie poczty służbowej podczas połączenia z publiczną siecią WiFi, np. w centrum handlowym czy hotelu;
nieużywanie poczty firmowej do celów prywatnych (i vice versa).
To podstawowe reguły, które powinna wprowadzić każda odpowiedzialna firma. Od ich przestrzegania w dużej mierze zależy bezpieczeństwo poczty elektronicznej. Jednak nie tylko, ponieważ równie istotne są zabezpieczenia technologiczne. Zobacz, czy Twoja skrzynka zapewnia wszystko, co niezbędne.
Zabezpieczenia poczty elektronicznej – co musi zapewniać profesjonalna skrzynka pocztowa?
Już samo zadbanie o „czynnik ludzki” podniesie bezpieczeństwo maili. To jednak może nie wystarczyć, zwłaszcza w czasach, gdy cyberataki są przeprowadzane coraz sprytniej, choćby z wykorzystaniem AI. Na szczęście istnieją zabezpieczenia poczty elektronicznej, które pomagają w ochronie przed phishingiem czy włamaniem na skrzynkę.
SPF – pierwsza linia obrony przed podszywaniem się
SPF (Sender Policy Framework) to protokół, który chroni domenę przed fałszowaniem nadawcy. W praktyce określa dokładnie, które serwery pocztowe są upoważnione do wysyłania z niej wiadomości. Dzięki temu odbiorcy mogą łatwo zweryfikować, czy mail faktycznie pochodzi od Ciebie, a nie od oszusta podszywającego się pod Twoją firmę. Jeśli Twoja poczta korzysta z tego mechanizmu – zadziała on też w drugą stronę. A zatem Ty unikniesz otwarcia maili, które zostały wysłane w ramach ataku phishingowego. To zatem skuteczne narzędzie w walce z próbami wyłudzeń i fałszywymi mailami.
DKIM – weryfikacja autentyczności wiadomości
DKIM (DomainKeys Identified Mail) dodaje do każdej wychodzącej wiadomości unikalny podpis cyfrowy. Ten mechanizm pozwala nie tylko potwierdzić, że mail rzeczywiście pochodzi z Twojej domeny, ale także wykryć, czy jego treść nie została zmodyfikowana podczas przesyłania. To szczególnie istotne przy wymianie ważnych dokumentów czy poufnych informacji biznesowych.
DMARC – kompleksowa ochrona komunikacji mailowej
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) to zaawansowany system bezpieczeństwa, który łączy możliwości SPF i DKIM. Nie tylko weryfikuje autentyczność maili, ale także pozwala określić, co ma się stać z podejrzanymi wiadomościami – na przykład, czy powinny zostać automatycznie odrzucone. Dodatkowo dzięki DMARC otrzymujesz raporty o próbach nadużyć, co pozwala bardzo szybko zareagować na potencjalne zagrożenia.
Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) – dodatkowe zabezpieczenie logowania
Samo hasło, nawet najlepsze, nie jest wystarczającą odpowiedzią na pytanie o to, jak zabezpieczyć pocztę elektroniczną. Dlatego w standardzie od skrzynki powinno się oczekiwać uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA). Ten mechanizm wymaga przy logowaniu dodatkowego potwierdzenia – najczęściej kodu wysyłanego na telefon komórkowy lub generowanego przez specjalną aplikację. Ta dodatkowa zapora skutecznie uniemożliwia dostęp do skrzynki nawet w przypadku poznania hasła przez osoby nieuprawnione.
Czy wiesz, że… bezpieczna poczta biznesowa od NQ.pl zapewnia uwierzytelnienie dwupoziomowe bez dopłat? Dodatkową ochronę przed włamaniami zyskujesz w standardzie.
Geolokalizacja – kontrola dostępu według lokalizacji
Ograniczenia dostępu oparte na GeoIP to praktyczny sposób na zwiększenie bezpieczeństwa firmowej poczty. Jak to działa? System pozwala określić, z jakich krajów, a nawet bardzo konkretnych lokalizacji, użytkownicy mogą logować się do skrzynki. Jeśli Twoja firma działa tylko w Polsce, możesz zablokować próby dostępu z innych państw. To znacząco zmniejsza ryzyko nieautoryzowanego włamania. Możesz też zawęzić możliwość zalogowania się do precyzyjnie określonej lokalizacji, np. siedziby firmy. Takie zabezpieczenie może być odpowiednie dla skrzynki, na którą trafiają najbardziej poufne wiadomości.
Konfigurowalny firewall pocztowy
GeoIP to tylko jedna z możliwości zabezpieczenia poczty elektronicznej, którą daje konfigurowalny firewall pocztowy. To rozwiązanie powinno pozwalać na pełną personalizację reguł dostępu do skrzynki – tak na poziomie całego serwera pocztowego firmy, jak i poszczególnych skrzynek. W efekcie możesz ograniczyć dostęp do wiadomości, np. tylko dla użytkowników logujących się z konkretnych IP. Firewall powinien również pozwalać na selektywne wyłączanie dostępu do protokołów IMAP/POP3 i SMTP, a także do aplikacji webmail.
Filtr antyspoofingowy
To rozwiązanie sprawiające, że serwer pocztowy szybko i łatwo zablokuje wiadomości, których prawdziwi nadawcy podszywają się pod kogoś innego. W efekcie walka z phishingiem oraz spamem staje się łatwiejsza.
Hasła aplikacji
Hasło do głównej skrzynki e-mail jest niemal bezcenne. Jego wyciek oznaczałby bardzo poważne konsekwencje. Dlatego warto poszukać bezpiecznej poczty, w której stosowane są hasła aplikacji. Są one przypisane do konkretnych urządzeń i użytkowników, a ich wyciek nie daje hakerom dostępu do wiadomości.
Wszystkie opisane powyżej rozwiązania znajdziesz w bezpiecznej poczcie firmowej od NQ.pl. Przenieś do nas swoje maile i korzystaj ze skrzynki bez obaw. Migrację Twojej poczty przeprowadzimy za darmo. Skontaktuj się i poznaj szczegóły!
